Preguntas Frecuentes

Contabilidad

1. Balance de comprobacion descuadrado

2. Los saldos iniciales del balance de un mes no son los mismos de finales del mes inmediatamente anterior

Facturacion y cartera

1. En las CxC presenta facturas a las que ya se les elaboró recibo de caja, además en la consulta de el libro de cuentas por cobrar presenta un movimiento positivo y otro negativo con el mismo valor.

Proveedores

1. En las CxP presenta facturas a las que ya se les elaboró el pago, además en la consulta del libro de cuentas por pagar presenta un movimiento positivo y otro negativo con el mismo valor.

Generales

1. Para cualquier fuente necesita digitar documentos anteriores o posteriores al numero que da por defecto.

2. Un usuario no tiene permisos para ejecutar una opción dentro del programa.

ALGUNOS CONSEJOS

• No sabe cuales son las fuentes creadas: Se pueden consultar al utilizar la tecla <F1> cuando de abre el formulario.

• Cuál es la forma correcta de crear un NIT? Cuando es persona jurídica se colocan los dígitos del NIT junto con el digito de verificación. Cuando es persona natural, se crea con el número del documento. Nada pasa si se crea de otra forma, pero el programa tiene el proceso de medios magnéticos a fin de año, el cual, para que salga correcto debe tener los NITS y CEDULAS bien creados, para que el usuario nada corrija.

• No puede eliminar un renglón en contabilidad? No deja eliminar renglones en contabilidad, ya que el diseño esta para dejar la evidencia de todos los movimiento buenos o malos que hayamos realizado, la opción es dejar en ceros el renglón.

• No deja modificar un egreso de banco o caja por contabilidad? No deja, ya que las modificaciones se deben realizar por el modulo donde se crea el documento.

• Tengo que salirme del comprobante para crear  un tercero nuevo? No, se utiliza la tecla <F6> la cual abre el formulario para crear el cliente.

• No recuerdo la cuenta, tengo que salirme del comprobante? No, se utiliza la tecla <F1> para desplegar el plan único de cuentas.

• Me salen facturas de clientes o proveedores, pendientes de cobros, pero que ya están canceladas, si no me quedo un saldo: La cuentas por cobrar o por pagar todas deben tener marcado “Numero de documento aplica” para que lo solicite cada vez que se utilicen estas cuentas; si no le colocamos el prefijo, número de factura y el valor exacto  no realizara los respectivos cruces o quedaran saldos pendientes. Para un funcionamiento óptimo se realizan los recibos de caja, por el modulo de tesorería, por esta opción permite tomar las facturas con sus valores correctos. También se realizan los pagos de los proveedores, por el modulo de proveedores.

•  No tiene permiso para realizar un movimiento: Cada usuario tiene los permisos que el administrador de permisos le asigna, en estos casos debe solicitarle le asigne el permiso o solicitarle a la persona asignada que realice el cambio.

• Me equivoque de cuenta durante varios meses y quiero cambiarlas, debo entrar a cada documento?  No, existe una herramienta por “otros procesos” en el modulo de Contabilidad que permite cambiar una cuenta por otra del movimiento en  un rango de fechas.

• Me equivoque en un NIT durante varios meses y quiero cambiarlo, debo entrar a cada documento?  No, existe una herramienta por “otros procesos” en el modulo de Contabilidad que permite cambiar un nit  por otro del movimiento en  un rango de fechas.

• Tengo el balance descuadrado? Existe una herramienta por “otros procesos” en el modulo de contabilidad “Revisión y verificación del movimiento”, puedes utilizarla para establecer si hay comprobantes descuadrados, cuentas que no existen, terceros que no existen, etc.

• No me liquida las retenciones de un tercero automáticamente. Cuando se crea el tercero, en los datos del RUT se le deben marcar las distintas retenciones.

• El saldo del balance con el que termina un año no es el mismo con el que arranca el siguiente. Cuando se realiza un cambio en un año anterior, se debe repetir el proceso de traslado de saldos, este proceso se puede repetir las veces que sean necesarias.

• Las cuentas de retenciones no me realiza bien los cálculos. Cuando se crea la cuenta se establece el tipo de cuenta y el valor del porcentaje, así la liquidación depende del porcentaje allí estipulado, también marcarle que es una cuenta con base.

• No me salen bien los certificados de retenciones. Cuando esto sucede, en el plan de cuentas, la cuenta debe faltarle la especificación del tipo de cuenta.

• La información para los medios magnéticos no me sale bien. Para que la generación de los reportes para los medios magnéticos salgan correctos se deben tener en cuenta lo siguiente:
• Cada cuenta deberá tener establecido el concepto1 y la columna de acuerdo al formato en que se reporte. (Ejemplo: Formato 1001, 1003, 1005 etc.)
• Grabar o completar la información de los terceros, como son,  tipo contribuyente (PERSONA NATURAL/PERSONA JURIDICA) dirección, municipio, departamento, país. Los datos de primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido para los que son PERSONA NATURAL.
• Nota: Apoyarse en el tutorial suministrado por la empresa, utilizando las teclas <Ctrl> y <F1> dentro de la opción.

• Cree un cliente y cuando voy a facturar no se muestra. Los clientes deben estar marcados como cliente en el archivo de terceros. Igual pasa con los proveedores, empleados, ect. Se pueden indicar al tercero con más de una marca.

• Quiero cambiar el consecutivo de los documentos o dejar unos en blanco para hacerlo posteriormente. Como el consecutivo de los documentos es automático, se debe usar la tecla <F2> y colocar el numero que se desea, de ahí en adelante el consecutivo comienza con el nuevo número, si se desea realizar un documento con los espacios dejados se coloca de nuevo <F2> y el numero,  pero el consecutivo seguirá siendo el del número mayor.

• Envío un correo y dicen que no llega. Revisar en el los terceros que las cuentas de correo estén bien creadas, también, buscar en usuarios-contraseñas-y-permisos que el correo de salida este correcto y sea el de su empresa.